سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

المحتويات :

1 / المقدمة .

2 / النطاق .

3 / إدارة الوثائق .

4 / الإحتفاظ بالوثائق .

5 / إتلاف الوثائق .

6 / محضرقرار مجلس الإدارة للسياسة .

7 / إطلاع الموظفين للتنفيذ .

 

   ( المقدمة  )

 الحمد الله والصلاة والسلام على أشرؤف الأنبياء والمرسلين  وبعد,,

هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية الخيرية بوادي نخلة اليمانية إتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية الخيرية بوادي نخلة اليماينة .

( النطاق )

يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية الخيرية بوادي نخلة اليماينة وبالأخص رؤساء الأقسام أو إدارات الجمعية والمسؤولين التنفيذين وأمين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

 

     ( إدارة الوثائق )     

يجب على الجمعية الخيرية بوادي نخلة اليماينة الاحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إداري بمقر الجمعية الخيرية بوادي نخلة اليمانية ، وتشمل الآتي :

1 / اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى .

2 / سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامهم .

3 / سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وطريقة اكتسابها )بالانتخاب أو التزكية(  ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب .

4 / سجل إجتماعات الجمعية العمومية .

5 / سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة .

6 / السجلات المالية والبنكية والعهد .

7 / سجل الممتلكات والأصول .

8 / ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات .

9 / سجل المكاتبات والرسائل .

10 / سجل الزيارات .

11 / سجل التبرعات .

تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية.           ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ والمسؤول عن ذلك مدير عام الجمعية الخيرية بوادي نخلة اليمانية .

( الإحتفاظ بالوثائق )

تم تحديد مدة الحفظ لجميع الوثائق التي لدي الجمعية الخيرية بوادي نخلة اليماينة وتم تقسيمها إلى ما يلي :

1 / حفظ دائم ويشمل : مايلي :

  • اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى .

  • سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة .

  • السجلات المالية والبنكية والعهد .

  • سجل الممتلكات والأصول .

  • ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات .

  • سجل التبرعات .

  • سجل الصادرة .

  • سجل الواردة .

 

2 / حفظ لمدة 4 سنوات ويشمل : مايلي :

  • سجل اجتماعات الجمعية العمومية .

  • خطابات تخص الجمعية العمومية .

  • الخطابات الداخلية .

  • الإعلاانات .

 

3 / حفظ لمدة 10 سنوات ويشمل : مايلي :

  • سجل المكاتبات والرسائل .

  • التكاليف الداخلية .

  • الخطابات الصادرة .

  • الخطابات الواردة .

  • ملفات المستفيدين القديمة .

  • 4 / إعداد لائحة توضح نوع السجلات في كل قسم بالجمعية الخيرية بوادي نخلة اليماينة .

    5 /  الاحتفاظ بنسخة إكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها  لا سمح الله وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات .

    6 / حفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو الحسابية أو ما شابهها .

    7 / تضع الجمعية الخيرية بوادي نخلة اليمانية  لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.

    8 / أن تحفظ الجمعية  الخيرية بوادي نخلة اليمانية الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.

  • 4 / إعداد لائحة توضح نوع السجلات في كل قسم بالجمعية الخيرية بوادي نخلة اليماينة .

    5 /  الاحتفاظ بنسخة إكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها  لا سمح الله وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات .

    6 / حفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو الحسابية أو ما شابهها .

    7 / تضع الجمعية الخيرية بوادي نخلة اليمانية  لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.

    8 / أن تحفظ الجمعية  الخيرية بوادي نخلة اليمانية الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.

  • ( اتلاف الوثائق )

    1 / تحديد الجمعية الخيرية بوادي نخلة اليماينة طريقة التخلص من الوثائق التي إنتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها وتحديد المسؤول عن ذلك.

    طريقة التخلص :

    • عن طريق الحاويات الخاصة لذلك .
    • مواقع الإتلاف العام الرسمية بالمدينة او المنطقة .
    • الفرامات المكتبية .

    المسوؤل عن التخلص :

    • مسؤول الأرشيف .

    2 / إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها مدير عام الجمعية ومجلس الإدارة.

    3 / لجنة التخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وضمان إتلاف كامل للوثائق بعد المراجعة واعتماد الإتلاف، واللجنة مكونة فيما يلي :

    • مدير عام الجمعية .
    • مسؤول الأرشيف .
    • الكاتب .

    4 / تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضرا رسميا ويتم الاحتفاظ به في الارشيف مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين.

  • اعتماد أعضاء مجلس الإدارة  :

  • م اعضاء مجلس الادارة الصفة التوقيع
    1 د.علي بن عبدالله بن امبارك السويهري رئيس مجلس الإدارة  
    2 أ.  عبدالعزيز بن محيسن بن حاسن العقيلي نائب رئيس مجلس الإدارة  
    3 أ.  هاني بن عمير بن وصل الله السعيدي أمين الصندوق  
    4 د. علي بن هلال هليل العميري عضو  
    5 د. نايف سراج معيضد النجيبي الهذلي عضو  
    6 د. صادق مساعد بن سليمان السويهري عضو  
    7 أ. عبدالله عنيزان مويعز السعيدي عضو

     

     
  •  

  • ت الأسم الوظيفة التوقيع ملاحظات
    1 أ / مبارك بن فهد العصيمي مدير عام الجمعية
    2 أ / عبدالله علي سنقو المسؤول الإداري
    3 أ / شجاع سليم المسعودي ادارة خدمات المستفيدين
    4 أ / فايز جفين الصليمي مسؤول المستودع
    5 أ / عبدالله صالح الأنصاري سائق
    6 أ / صالح علي محمد

     

    مستخدم
  •  ا